Medicinski uredski sastanci osoblja mogu biti vrlo učinkovite ako se koriste na učinkovit i produktivan način. Sastanci su izvrstan oblik komunikacije za cijelu praksu i treba ih redovito održavati. Kada se sastanci rasporeduju tjedno, dvotjedno ili čak mjesečno, rukovoditelji i osoblje mogu pravovremeno riješiti pitanja u uredu.
Mnogo puta sastanci mogu postati neučinkoviti kada nema dovoljno planiranja uključenih u smislu vremenskih ograničenja ili prikazane informacije nisu pravilno organizirane. Evo nekoliko načina na koje možete ugostiti učinkovitije sastanke medicinskog ureda.
1 dnevni red
Razvijanje standardnog dnevnog reda vam omogućuje da na svakom sastanku obratite ključne teme u redoslijedu važnosti. To omogućuje svakom sastanku da glatko teče i ostane na temi s dovoljno vremena da raspravlja o svim najvažnijim temama. Mnogo puta će se sastanci dogoditi tijekom predviđenog vremena, ali vaš sastanak može završiti na vrijeme sve dok se važni problemi rješavaju.
Tipičan sastanak dnevnog reda uključuje:
- Dobrodošli i uvod
- Izostavljanja
- Zapisnik prethodnog sastanka
- Pitanja koja proizlaze iz prethodnog sastanka
- Popis stavki koje treba raspravljati u redoslijedu važnosti
- Bilo koji drugi posao koji omogućuje članovima osoblja da dovedu do drugih tema
- Bilo koji novi posao za sljedeći sastanak
- Zatvori sastanak
Na popisu stavki, uključuju standardne stavke koje treba obratiti na svakom sastanku. To može biti kontrola zaraze, HIPAA i financijske ciljeve.
Potražite ponavljajuće stavke iz prethodnih planova, poput odbijanja zahtjeva, dugih vremena čekanja i problema s zadovoljstvom pacijenta.
2Frequency i dužina vremena za smještaj potrebama za pacijentima
Učestalost i duljina vremena uredskih sastanaka ovise o nekoliko čimbenika. Zbog vremenskih ograničenja medicinskog ureda, sastanci ne smiju ometati njegu pacijenata.
Najbolje vrijeme za zakazivanje sastanka bilo bi nakon satima ili tijekom sporog razdoblja u danu. Na taj način sastanak bi imao malo ili nimalo prekida i može početi i završiti na vrijeme. Dvotjedno ili mjesečno sastanak osoblja koji traje ne više od sat vremena bio bi prikladniji.
Neki menadžeri možda žele sastati se jednom mjesečno s manjim skupinama ili pojedinačnim članovima osoblja kako bi se bavili konkretnijim temama. Ovo je važan korak koji se često izostavlja iz planova sastanka. Manja skupina ili pojedinačni sastanci omogućuju ljudima da se pojave ili raspravljaju o temama koje možda nisu spremni pričati ispred veće grupe. Menadžeri također mogu koristiti ovo kao priliku za raspravu o povjerljivim pitanjima s članovima osoblja, a da se nitko ne osjeća posebno.
3Discuss Stavke važnosti u medicinskom okruženju
Iako je svaki ured različit, dinamika liječničkog ureda vrlo je slična prirodi. Određene teme trebale bi se dodirnuti na svakom sastanku kako bi se osiguralo da vaš medicinski ured bude u skladu s državnim i saveznim smjernicama.
- HIPAA: Svi pružatelji zdravstvene skrbi imaju odgovornost zadržati svoje osoblje obučeno i informirano o HIPAA usklađenosti. Bilo da se namjerno ili slučajno, neovlašteno otkrivanje PHI smatra kršenjem HIPAA. Podsjetite svoje osoblje svakom sastanku o važnosti izbjegavanja otkrivanja informacija kroz rutinski razgovor; raspravljajući informacije o bolesniku u čekaonicama, hodnicima ili dizalom; pravilno odlaganje PHI; i pristup informacijama biti strogo ograničen na zaposlenike čiji poslovi zahtijevaju takve informacije.
- Kontrola infekcije: Sprječavanje širenja zaraznih bolesti je glavni cilj kontrole infekcija u medicinskom uredu. Kao što svi znamo, pravilno pranje ruku je najučinkovitiji način sprečavanja širenja infekcija. Međutim, sam pranje ruku ne može obaviti posao. Prijateljski podsjetnici idu dug put u osiguravanju sigurnosti osoblja i bolesnika.
- Financijski ciljevi: Uspjeh bilo kojeg zdravstvenog ustanova ovisi o snazi financijske politike medicinskog ureda i načinu na koji ured ostvaruje financijske ciljeve. Održavanje osoblja o tome koliko dobro ili loše funkcionira u uredu je jedan od načina da nastavite dobro obavljati ili poboljšati. Financijsko stanje ureda jednako je važno za osoblje jer znaju da sve dok ured dobro obavlja financijski, njihovi sigurniji mogu se osjećati na svojim poslovima.
