Interne kontrole definiraju se kao proces osmišljen kako bi obeshrabrili prijevare, zaštitili resurse tvrtke i osigurali pridržavanje zakona i propisa. Interne kontrole su učinkovite samo ako su određene posebnim potrebama medicinskog ureda, provedene, praćene i izmjerene kako bi se osiguralo da funkcioniraju prema planu.
Medicinski ured mora poduzeti proaktivan pristup kako bi spriječio i otkrio ponašanje zaposlenika tako što ima pravilnu politiku vezanu uz unutarnje kontrole. Prevencija i otkrivanje igraju vrlo važnu ulogu u svakom procesu interne kontrole minimizirajući određenu razinu rizika.
1 Unajmljivanje prakse
Unajmljivanje najboljih medicinskih uredskog osoblja je učinkovit način jačanja procesa unutarnjih kontrola. Zapošljavanje osoblja koje je kompetentno, pouzdano i pouzdano uz temeljito pripreme kandidata je samo dobar poslovni smisao. Pozadinske provjere i referentne provjere su jednostavni načini za uklanjanje svih loših jabuka i odvraćanje određenih ljudi od prijave za posao.
Iako prethodnim poslodavcima nije dopušteno da daju bilo kakve informacije osim statusa zaposlenja i ispunjavaju uvjete za rehire, možete zatražiti da podnositelji prijava daju kontakt podatke za prethodne supervizore ili suradnike kako bi dobili detaljnije informacije. Pozadinske provjere, uključujući kreditne provjere, također pružaju detalje o osobnoj povijesti podnositelja zahtjeva.
2Sparacija dužnosti
Odvajanje dužnosti sprečava jednog zaposlenika da preuzme odgovornost za više transakcija koje uključuju rukovanje financijama. Kad god se zaposlenik mora nositi s novcem, treba postojati jedna osoba koja ovlašćuje određene transakcije, drugu osobu koja je odgovorna za obradu, a druga za usklađivanje i evidenciju. To osigurava da nitko ne može obavljati zadatke koje druga osoba ne otkriva ili pregledava.
Razdvajanje dužnosti otežava gubitak bilo koje količine novca, bilo da je na razini recepcije ili administrativnoj razini medicinskog ureda. Kada zaposlenici znaju da se svaki proces prati i prati, potiče točnost i poštenje u obavljanju zadataka.
3Documentation
Svaka financijska transakcija trebala bi imati papirnu stazu. Dokumentacija nije samo praksa pisanja ili dokumentiranja akcija, već i čuvanja kopija svih financijskih evidencija kao što su fakture i doznaka plaćanja. Zaposlenici bi trebali biti svjesni da nikada ne izvršavaju transakciju na temelju verbalnog zahtjeva.
Važeća dokumentacija uključuje službene obrasce medicinskog ureda, zaglavlje pisma ili fakture i treba ih ovlastiti potpisom, kada je to potrebno. Provjere trebaju uvijek imati fakturu, kao i povrat, prijenos novca ili plaćanje. Novac bi trebao biti prihvaćen, nikada ne smije biti predan samo ako se ne vratite pacijentu na promjene. Usklađivanje blagajne treba također biti dokumentirano na početku i kraju svake smjene.
4Fizičke i elektroničke zaštitne mjere
Korištenje sefova, alarmnih sustava, fotoaparata i bravica mogu pomoći medicinskom uredu u zaštiti podataka, inventara, imovine i novca.
1. Držite sve blagajne, čekove i knjige za prijam zaključane u sef s ograničenim pristupom osoblja medicinskog osoblja. Kombinacije treba redovito mijenjati.
2. Imajte na raspolaganju alarmne sustave za poslijepodnevne i neoperativne dane.
3. Fotoaparati se mogu postaviti na svaki ulaz i izlaz, na recepciji i usmjereni na sef.
4. Držite vrata u prostoriji za opskrbu i / ili ljekarni ormarić u svakom trenutku i uvijek omogućite pristup određenim područjima po potrebi.
Elektronička jamstva uključuju upotrebu lozinki i ograničavanje pristupa samo ovlaštenim osobljem.
5Monitoring Operacije
Bilo koji proces interne kontrole bio bi nepotpun, bez načina praćenja operacija. Nadzor unutarnjih kontrola obuhvaća pregled svakodnevnih operacija kako bi se osiguralo da procesi pravilno funkcioniraju.
1. usklađivanje gotovine
2. računovodstvo ili grafikon revizije
3. potvrđivanje usporedbom izvješća
4. redovite provjere inventara
održavanje bliske oči na sve procese je bitno, ali prije svega medicinski uredski menadžer mora:
1. uspostaviti pravila i ciljeve
2. Komunicirajte ih svim osoblju
3. Osigurajte povratne informacije na redovnoj osnovi
