Ima li recepcionar izvrsna telefonska etiketa? Važno je da vaše medicinsko osoblje dosljedno ponudi pristojan, dosljedan način telefona. Kada pacijent nazove, način na koji osoblje recepcije obavlja telefonski poziv određuje način na koji se vaš objekt percipira.
Kao jedan od najčešće korištenih sredstava komunikacije, telefonska komunikacija ne smije se lagano uzimati. Često je prva interakcija koju medicinski ured ima s pacijentom. Evo nekoliko osnovnih savjeta koje osoblju medicinskog osoblja možete ponuditi za poboljšanje telefonskog etiketa.
1Be aktivni slušatelj
Tehnika naziva "aktivno slušanje" je koristan alat kako bi se osiguralo razumijevanje. U ovoj tehnici, slušatelj će preformulirati informacije koje su čuli u svojim riječima. Ako su te informacije točne, zamjena je dovršena, ako ne i pošiljatelj informacija može ispraviti bilo kakve nesporazume u ovom trenutku. Ova razmjena traje samo malo više vremena i učinkovito je sredstvo za stvaranje odgovornosti jer svi koji su uključeni u razmjenu znaju da su očekivanja jasna i razumljiva.
- Usredotočite se na zvučnike
- Zainteresirani za
- Pokušajte ne prekidati
- Budite svjesni svoje neverbalne komunikacije
- Izbjegavajte razgovoru s bilo kime drugima
- Imajte na umu problem koji se raspravlja
2Have dobre telefonske načine
Imajući dobar telefon načina je jednostavan zadatak. Da biste imali dobre načine telefoniranja, jednostavno znači biti profesionalni i tretirati druge na način na koji želite biti tretirani ako ste bili pozivatelji. Neki primjeri uključuju:
- Odgovor brzo, barem do trećeg prstena
- Odgovori s vašim imenom i prijateljski pozdrav
- Smile, pozivatelj može čuti vaš osmijeh kroz telefon
- Govorite polako i jasno
- Nikad ne žvačite hranu, gumu ili pijete ništa dok na telefonu
- Pitajte dozvolu prije stavljanja pozivatelja na čekanje
3Postavljanje povjerljivosti
Održavanje povjerljivosti bolesnika ne samo da pacijenti osjećaju sigurno oko liječenja u vašem medicinskom objektu, nego je i zakon. Svaka organizacija koja pristupa informacijama o zdravlju pacijenata smatra se pokrivenim entitetom i zakonom je dužna poštivati odredbe HIPAA-a ili se suočiti s građanskim i / ili kaznenim kaznenim djelima. Neophodno je da medicinski zapisi ostaju povjerljivi, a osobe koje nemaju odgovarajuće odobrenje ne mogu ih pristupiti. Objavljivanje o zaštiti zdravstvenih informacija (PHI) pacijenta bez njihovog odobrenja smatra se kršenjem pravila o privatnosti.
- Budite oprezni u vezi s informacijama koje se daju preko telefona
- Pitajte pacijenta da daju svoj broj socijalnog osiguranja kako bi se identificirali
- Imajte na umu da drugi pacijenti mogu čuti vaš razgovor
- Ako pozivatelj nije pacijent, nikada ne raspravljajte o osobnom informacije bez dopuštenja
4Things Razmotriti
Telefonski etiketa nije samo ono što kažete ili što radite, također je kako to kažete i kako to radite. Razmislite o njima sljedeći put kada razgovarate s pacijentom ili drugim klijentom na telefonu.
- Uvijek im zahvaljujem za poziv
- Nikada nemojte spustiti prvo
- Prilikom uzimanja poruka, dobiti što je moguće više informacija
- Ostanite mirni i pristojni, čak i kada je pacijent nepristojan vama
