Medicinski ured stalno se suočava s mnogim izazovima. Posao medicinskog uredskog ureda je identificirati ih i razumjeti potrebne korake za provedbu uspješnih strategija.
1 Priprema za promjenu
Bilo je dobrodošlo ili ne, promjena je neizbježna, posebno u zdravstvenoj industriji. Važno je biti pripremljen za promjene koje mogu doći, što bi moglo biti tehnologija, sukladnost ili kako bi se zadovoljili zahtjevi vaših pacijenata. Bez obzira na promjene u vašem medicinskom uredu, glavni značaj tih promjena je kako reagirate na njega.
Medicinski uredski menadžeri moraju biti spremni i sposobni identificirati mogućnosti za promjenu koje će poboljšati učinkovitost i učinkovitost ureda. Važno je ažurirati trendove zdravstvene skrbi za financijsko, usklađeno i buduće planiranje.
2 Prijelaz na 5010
Premda je datum prošao za sve pružatelje, bolnice i obveznike pretvoriti iz inačice 4010 standarda za elektroničke zdravstvene transakcije do verzije 5010 za elektronske tvrdnje, prijelaz je daleko od kraja. Ustanove u cijeloj zemlji suočene su s mnogim izazovima u povratu "normi" naplate i kodiranja. Dobivanje čistih potraživanja naplaćeno će trebati vremena jer jednostavno staviti – nitko od nas nije znao točno što smo bili suočeni.
Najvažniji korak koji možete napraviti jest identificirati svaki problem kao što se javlja. Bez obzira imate li svoj vlastiti računalni odjel ili se morate obratiti svom davatelju softvera za naplatu, budite spremni s primjerima onoga što vaši zaračunatelji doživljavaju kako bi se fiksirali stvari. Nažalost ne postoji brzo rješenje, ali zadržavanje na vrhu tih "kukaca" će vam dobro poslužiti u dugoj vožnji.
3 Zaštita privatnosti pacijenata
Svi pružatelji zdravstvene skrbi imaju odgovornost zadržati svoje osoblje obučeno i informirano o HIPAA usklađenosti. Bilo da se namjerno ili slučajno, neovlašteno otkrivanje PHI smatra kršenjem HIPAA. Evo 5 savjeta kako izbjeći kršenje HIPAA-a:
- Zdravstveni stručnjaci trebaju biti vrlo oprezni da se suzdrže od otkrivanja informacija kroz rutinski razgovor. To se lako može učiniti spominjući trećoj strani nešto naizgled beznačajno kao što kaže da je John Smith danas imao uredski posjet.
- Raspravljajte o informacijama pacijenata u prostorijama za čekanje, hodnicima ili dizalom treba strogo isključiti granice. Osjetljive informacije mogu se čuti posjetitelji ili drugi pacijenti. Obavezno vodite evidenciju pacijenata iz područja koja su dostupna javnosti.
- PHI nikada ne smije biti zbrinuta u smeću. Bilo kakav dokument bačen u smeće otvoren je javnosti i stoga je kršenje informacija. Koristite vanjsku uslugu koja je specijalizirana za pravilno odlaganje PHI.
- Gossip je posebno teško kontrolirati. Zato je važno da se pristup informacijama strogo ograničava na zaposlenike čiji poslovi zahtijevaju takve informacije. Ova vrsta kršenja može osobito štetiti reputaciji vaše organizacije, posebice u malim zajednicama gdje "svatko poznaje sve".
- Prodaja pacijenata ili otkrivanje PHI-a trećim stranama u marketinške svrhe strogo je zabranjena bez prethodnog odobrenja pacijenta. Ne zaboravite da bi se otkrivanje informacija o pacijentu trebalo pristupiti samo u svrhu pružanja kvalitetne njege.
4 Kontrola infekcije
Sprječavanje širenja zaraznih bolesti glavni je cilj kontrole infekcije u medicinskom uredu. Kao što svi znamo, pravilno pranje ruku je najučinkovitiji način sprečavanja širenja infekcija, međutim sam pranje ruku ne može obaviti posao. Pacijenti i osoblje mogu pomoći:
- Ostati up-to-date na imunizacije uključujući i pucanj protiv gripe
- Koristeći odgovarajuću higijenu kod kašljanja i kihanja
- Nakon odgovarajućih smjernica prilikom rukovanja krvlju i drugim tjelesnim tekućinama
- Nosite odgovarajuću osobnu zaštitnu opremu (PPE)
Najvažniji korak koji medicinski ured može poduzeti kako bi spriječio širenje zaraznih bolesti je dodavanjem bezbojnih ili bez ruku proizvoda koji promiču sigurnost bolesnika i osiguravaju zaštitu pacijenata i osoblja.
5 Izvanredne tvrdnje
Bez obzira na to jesu li vaše medicinske tvrdnje naplaćene elektroničkim putem ili papir koji se naplaćuje poštom, važno je da vaš osoblje medicinskog osoblja slijedi s pružateljima osiguranja za dobivanje statusa potraživanja. Nakon što je račun dobio od osiguravajućeg društva, ne morate biti na njihovu milost da se plaća pravodobno.
Ovisno o načinu naplate, trebali biste očekivati primanje uplate u samo 15 dana. Ako vaša isplata osiguranja prosječno vrijeme preokreta dulje od 30 dana od vremena slanja računa do isplate, vaš ured treba razviti postupak za praćenje potraživanja. Praćenje statusa vaših potraživanja može svakako poboljšati vaše dospjele račune.
6 Unutarnja kontrola
Unutarnja kontrola definira se kao proces osmišljen kako bi obeshrabrili prijevare, zaštitili resurse tvrtke i osigurali pridržavanje zakona i propisa. Interne kontrole su učinkovite samo ako su određene posebnim potrebama medicinskog ureda, provedene, praćene i izmjerene kako bi se osiguralo da funkcioniraju prema planu.
Medicinski ured mora poduzeti proaktivan pristup kako bi spriječio i otkrio ponašanje zaposlenika tako što ima pravilnu politiku vezanu uz unutarnje kontrole. Prevencija i otkrivanje igraju vrlo važnu ulogu u svakom procesu interne kontrole minimizirajući određenu razinu rizika.
