Elektronička komunikacija postaje sve popularnija ovih dana od telefonskih poziva, "puž" pošte i, čak iu nekim slučajevima, licem-u- sastanaka s lica. U bilo kojem profesionalnom okruženju, uključujući medicinski ured, važno je razmotriti nekoliko stvari prilikom slanja e-pošte suradnicima, pacijentima, liječnicima, bolnicama, dobavljačima ili drugim stručnjacima.
Ljudi provode veliki dio dana otvaranja i čitanja e-pošte.
Vrijedno vrijeme ne smije se izgubiti na nedjelotvornim i nevažnim porukama e-pošte. Isti profesionalizam koji biste koristili na telefonu, dopisivanje pošte ili licem u lice također treba izraziti putem e-pošte. Uvijek imajte na umu da je e-pošta oblik komunikacije i način na koji prijemnik interpretira poruku je jedina stvar koja je važna.
Prije stvaranja i slanja e-pošte, zapitajte se nekoliko pitanja.
- Je li e-mail najbolji oblik komunikacije za informacije koje šaljem?
- Je li profesionalno?
- Je li HIPAA sukladan?
- Da li točno predstavlja mene i medicinsku službu?
Etiquette e-mail Pravilo # 1
Da razmišljam o sadržaju vaše poruke prije nego što pritisnete pošaljite. Provjerite je li e-pošta odgovarajući oblik komunikacije za vašu poruku umjesto telefonskog poziva ili sastanka. Imajte na umu da sadržaj treba odražavati sliku i razinu profesionalnosti koja se očekuje od vašeg medicinskog ureda.
Nemojte slati, prosljeđivati niti odgovarati na e-poštu koja sadrži opscenu, uvredljivu, klevetničku, klevetničku, rasističku ili seksualnu prirodu. Kazne mogu biti ozbiljne za Vas i Medicinski ured. Pravilo Etiquette E-pošte # 2
Da li
koristite odgovarajuću gramatiku, interpunkciju i pravopis. Opet, vaša poruka odraz je vašeg medicinskog ureda. Također, obavezno držite poruku sažetom i upotrijebite odgovarajući izgled za svoju poruku što olakšava čitanje. Ispravite e-poruku prije nego što pritisnete
SEND .Nemojte
koristiti sve CAPS jer se to smatra da vikanje ili vrištanje u online svijetu. Koristite bold ili kurzivu za naglašavanje riječi ili fraze. Isto tako, izbjegavajte upotrebu izuzetno fancy ili čudnih fontova jer to otežava čitanje e-pošte. Etiquette E-mail Pravilo # 3
Da
provjerite je li e-pošta poslana odgovarajućem primatelju (e). Informacije u medicinskom uredu, osobito vezane uz informacije o pacijentima, trebaju se dijeliti samo o potrebi poznavanja baze. Također, uzmite u obzir da ljudi mogu razmotriti informacije koje nisu relevantne za njih kao "junk mail". Nemojte
raspravljati o osobnim i povjerljivim informacijama ili priložiti datoteke pacijenta u e-poruci. Upotrijebite brojeve računa pacijenta ili brojeve medicinskih zapisa kako biste savjetovali nekoga da pregleda račun. Vaše podatke treba tamo zabilježiti. Etička postavka pravilnika # 4
Učinite
odgovor profesionalnim e-poštom u roku od 24 sata kada je to moguće. Ako vam to ne dade dovoljno vremena, barem odgovorite da ste primili poruku e-pošte i vratit ćete se što je prije moguće. Ne
odgovorite na spam ili zahtjeve za pretplatu / otkazivanje pretplate. To će samo generirati više spama koji će preplaviti poslovnu e-poštu.
Etička pravila e-pošte # 5
Ne
držite emocije iz e-pošte. Budite ljubazni i profesionalni. Znati tko može biti neformalan nakon što je prošlo dovoljno vremena za izgradnju te vrste odnosa. Nemojte
reći ništa u e-poruci koji biste mogli požaliti kasnije. Budite oprezni prilikom slanja ili odgovaranja na e-poštu u ljutnji. Nikada nemojte napraviti osobne komentare o drugoj osobi, iznijeti komentare koji bi vrijeđali nekoga ili rekli ništa što ne biste rekli osobno. Etička postavka pravilnika # 6
Da li
držite humor, šale i ironija na minimum. Namjere su često "izgubljene u prijevodu" u e-pošti, a ljudi ne mogu uvijek dobiti šalu. Razmislite o tome iz perspektive primatelja.
Nemojte slati, prosljeđivati ili odgovarati na lančana pisma. To je neprofesionalno ponašanje, a neki ljudi to vide kao junk mail. Ne zaboravite da svaki sadržaj koji šaljete treba odražavati sliku i razinu profesionalnosti koja se očekuje od vašeg medicinskog ureda.
